Nummernkreise
Automatische Nummernvergabe fuer Dokumente konfigurieren
Nummernkreise generieren automatisch fortlaufende Nummern fuer verschiedene Dokumenttypen wie Rechnungen, Kunden und Mitarbeiter. Sie koennen Praefixe, Suffixe und die Einbindung von Jahr/Monat konfigurieren.
Uebersicht
Verfuegbare Nummernkreise
Bei der Einrichtung werden automatisch folgende Nummernkreise erstellt:
| Typ | Beschreibung | Standard-Praefix | Verwendung |
|---|---|---|---|
| Rechnungen | Ausgangsrechnungen | I | Rechnungsmodul |
| Angebote | Kundenangebote | Q | Angebotsmodul |
| Kunden | Kundennummern | C | Kontakteverwaltung |
| Lieferanten | Lieferantennummern | S | Kontakteverwaltung |
| Spediteure | Spediteurenummern | L | Kontakteverwaltung |
| Mitarbeiter | Personalnummern | (leer) | Personalverwaltung |
| Artikel | Artikelnummern | A | Artikelstamm |
Konfiguration
Grundeinstellungen
Jeder Nummernkreis hat folgende Optionen:
| Option | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Praefix | Text vor der Nummer | R-, KD, MA- |
| Suffix | Text nach der Nummer | -A, /2026 |
| Jahr einbinden | 4-stelliges Jahr einfuegen | 2026 |
| Monat einbinden | 2-stelliges Monat einfuegen | 02 |
| Aktuelle Nummer | Naechste zu vergebende Nummer | 1, 42, 1000 |
Nummernformat
Die generierte Nummer folgt immer diesem Schema:
Beispiele:
| Konfiguration | Ergebnis |
|---|---|
Praefix: R, Jahr: ja, Monat: nein, Nummer: 1 | R20260001 |
Praefix: I-, Jahr: ja, Monat: ja, Nummer: 42 | I-2026020042 |
Praefix: KD, Jahr: nein, Monat: nein, Nummer: 123 | KD0123 |
| Praefix: leer, Jahr: nein, Monat: nein, Nummer: 5 | 0005 |
Praefix: A, Jahr: ja, Monat: nein, Nummer: 1, Suffix: -B | A20260001-B |
Nummerierung
Die laufende Nummer wird immer 4-stellig mit fuehrenden Nullen formatiert:
| Nummer | Formatiert |
|---|---|
| 1 | 0001 |
| 42 | 0042 |
| 123 | 0123 |
| 1234 | 1234 |
| 12345 | 12345 |
Hinweis: Bei mehr als 9999 Dokumenten pro Zeitraum wird die Nummer automatisch 5-stellig.
Empfohlene Konfiguration
Rechnungen
Fuer Rechnungen empfehlen wir die Einbindung des Jahres:
Vorteile:
- Eindeutige Zuordnung zum Geschaeftsjahr
- Uebersichtlich bei Steuererklaerungen
- Erlaubt jaehrlichen Neustart (optional)
Kunden
Fuer Kundennummern empfehlen wir eine einfache fortlaufende Nummer:
Vorteile:
- Zeitlos gueltig
- Einfach zu merken
- Startnummer 1000 vermeidet niedrige Nummern (wirkt etablierter)
Mitarbeiter
Fuer Personalnummern empfehlen wir:
Vorteile:
- Reine Nummer ohne Praefix
- Kompatibel mit Lohnsoftware
- Neutral und dauerhaft
Jahreswechsel
Automatisches Verhalten
Bei Nummernkreisen mit Jahr wird das aktuelle Jahr zum Generierungszeitpunkt verwendet:
Wichtig: Die laufende Nummer wird beim Jahreswechsel nicht automatisch zurueckgesetzt. Wenn Sie dies wuenschen, muessen Sie die Startnummer manuell auf 1 setzen.
Manueller Reset
Um die Nummerierung zum Jahreswechsel zurueckzusetzen:
- Navigieren Sie zu Einstellungen > Nummernkreise
- Setzen Sie bei den gewuenschten Nummernkreisen die Aktuelle Nummer auf
1 - Speichern Sie die Aenderungen
Empfehlung:
| Typ | Reset empfohlen? |
|---|---|
| Rechnungen | Ja (am 1. Januar) |
| Angebote | Ja (am 1. Januar) |
| Kunden | Nein (fortlaufend) |
| Lieferanten | Nein (fortlaufend) |
| Mitarbeiter | Nein (fortlaufend) |
Migration bestehender Nummern
Wenn Sie bereits Dokumente mit eigenen Nummern haben, passen Sie die Startnummer an:
Szenario 1: Bestehende Rechnungen
Sie haben bereits Rechnungen R2025-001 bis R2025-150:
Szenario 2: Kundenstamm importiert
Sie haben 500 bestehende Kunden:
Achtung: Setzen Sie die Startnummer nie niedriger als die hoechste bereits vergebene Nummer, um Duplikate zu vermeiden!
Fehlerbehebung
Problem: Luecken in der Nummerierung
Ursache: Abgebrochene Transaktionen oder geloeschte Dokumente.
Loesung: Luecken sind normal und rechtlich unbedenklich. Die Nummerierung muss fortlaufend, aber nicht lueckenlos sein.
Problem: Doppelte Nummern
Ursache: Manuelle Eingabe oder Import mit gleicher Nummer.
Loesung:
- Pruefen Sie, ob beide Dokumente gueltig sind
- Korrigieren Sie eines der Dokumente manuell
- Erhoehen Sie ggf. die Startnummer
Problem: Falsche Jahresanzeige
Ursache: Serverzeit oder Zeitzone falsch konfiguriert.
Loesung: Pruefen Sie die Serverkonfiguration (Zeitzone sollte Europe/Berlin sein).
Eingabe-Validierung
Bei der Konfiguration werden folgende Regeln angewendet:
| Feld | Anforderung |
|---|---|
| Typ | Muss einer der erlaubten Typen sein |
| Praefix | Optional, max. 10 Zeichen |
| Suffix | Optional, max. 10 Zeichen |
| Aktuelle Nummer | Pflicht, ganze Zahl, mindestens 1 |
| Jahr einbinden | Ja/Nein |
| Monat einbinden | Ja/Nein |