Haeufige Fragen (FAQ)

Allgemein

Warum kann ich manche Felder nicht bearbeiten?

Bestimmte Felder werden aus Microsoft 365 synchronisiert und sind in KlarKonform schreibgeschuetzt:

Wie oft werden Daten mit M365 synchronisiert?

Die Synchronisation erfolgt nicht automatisch, sondern nur:

1. Beim ersten Login eines neuen Mandanten
2. Wenn Sie manuell auf "Synchronisieren" klicken
3. Bei bestimmten Aktionen (z.B. Profil aufrufen)

Wer kann die Einstellungen aendern?

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Unternehmenseinstellungen

Warum fehlen Unternehmensdaten nach dem Login?

Moegliche Ursachen:

1. Die Synchronisation wurde noch nicht durchgefuehrt
2. Die Daten sind im M365-Tenant nicht gepflegt
3. Fehlende Berechtigungen fuer die Graph API

Loesung:

1. Klicken Sie auf "Von Microsoft 365 synchronisieren"
2. Pruefen Sie im Entra Admin Center, ob die Daten vorhanden sind
3. Stellen Sie sicher, dass der App-Registrierung die Berechtigung Organization.Read.All erteilt wurde

Muss ich einen Datenschutzbeauftragten benennen?

Die Pflicht zur Benennung eines DSB besteht in Deutschland, wenn:

• Mindestens 20 Personen regelmaessig mit automatisierter Datenverarbeitung beschaeftigt sind (§ 38 BDSG)
• Besondere Datenkategorien (Gesundheit, Religion, etc.) verarbeitet werden
• Die Kerntaetigkeit in umfangreicher Ueberwachung besteht

Was muss ich bei der Rechtsform beachten?

Die Rechtsform bestimmt, wer als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO gilt:

Kann ich mehrere Geschaeftsfuehrer eintragen?

Ja, im Feld Geschaeftsfuehrer koennen Sie mehrere Personen aus Ihrem M365-Benutzerverzeichnis auswaehlen. Diese werden dann in DSGVO-Dokumenten als vertretungsberechtigte Personen gefuehrt.

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Nummernkreise

Warum startet meine Rechnungsnummer bei 1?

Beim Onboarding werden alle Nummernkreise mit der Startnummer 1 initialisiert. Wenn Sie bereits bestehende Rechnungen haben:

1. Navigieren Sie zu Einstellungen > Nummernkreise
2. Setzen Sie die Aktuelle Nummer auf den naechsten freien Wert
3. Speichern Sie die Aenderungen

Kann ich das Nummernformat nachtraeglich aendern?

Ja, aber mit Einschraenkungen:

• Sie koennen Praefix, Suffix und Jahr/Monat-Optionen jederzeit aendern
• Bereits vergebene Nummern aendern sich nicht
• Es kann zu Inkonsistenzen im Nummernverlauf kommen

Was passiert beim Jahreswechsel?

Bei Nummernkreisen mit aktivierter Jahr-Option:

• Das Jahr aendert sich automatisch (z.B. von 2025 auf 2026)
• Die laufende Nummer wird nicht automatisch zurueckgesetzt
• Fuer einen Neustart muessen Sie die Aktuelle Nummer manuell auf 1 setzen

Gibt es Luecken in der Nummerierung?

Luecken koennen entstehen durch:

• Geloeschte Dokumente
• Abgebrochene Vorgaenge
• Stornierte Rechnungen

Rechtlich sind Luecken unbedenklich. Die Nummerierung muss fortlaufend, aber nicht zwingend lueckenlos sein.

Was bedeutet die 4-stellige Formatierung?

Alle Nummern werden mit fuehrenden Nullen auf mindestens 4 Stellen aufgefuellt:

Bei mehr als 9.999 Dokumenten erweitert sich die Nummer automatisch auf 5+ Stellen.

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E-Mail-Einstellungen

Wie viele Signaturen kann ich erstellen?

Es gibt keine Begrenzung. Sie koennen beliebig viele Signaturen fuer verschiedene Anlaesse erstellen:

• Formelle Geschaeftskommunikation
• Interne Kommunikation
• Kurze Antworten
• Mit Datenschutzhinweis
• Mit Werbebanner

Kann ich Bilder in Signaturen verwenden?

Ja, HTML-Signaturen unterstuetzen Bilder. Empfohlene Vorgehensweise:

1. Laden Sie das Bild auf einen Webserver hoch
2. Fuegen Sie es per <img>-Tag ein:

   <img src="https://example.com/logo.png" alt="Firmenlogo" width="150">

Warum sieht meine Signatur beim Empfaenger anders aus?

Unterschiedliche E-Mail-Programme (Outlook, Gmail, Apple Mail) rendern HTML unterschiedlich. Tipps:

• Verwenden Sie einfaches HTML (keine komplexen Tabellen)
• Testen Sie mit verschiedenen Clients
• Verzichten Sie auf exotische Schriftarten
• Nutzen Sie Inline-Styles statt CSS-Klassen

Kann ich eine Signatur fuer alle Mitarbeiter vorgeben?

Aktuell kann jeder Benutzer nur seine eigenen Signaturen verwalten. Fuer einheitliche Signaturen:

1. Erstellen Sie eine Vorlage als Anleitung
2. Teilen Sie diese mit den Mitarbeitern
3. Jeder erstellt seine Signatur nach der Vorlage

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Benutzereinstellungen

Wird mein Profil zu M365 zurueckgeschrieben?

Ja, folgende Felder werden beim Speichern zu Microsoft 365 synchronisiert:

• Vorname
• Nachname
• Position (Job Title)
• Abteilung
• Buerostandort
• Mobiltelefon

Die E-Mail-Adresse und Geschaeftstelefone koennen nur durch M365-Admins geaendert werden.

Wie aendere ich mein Passwort?

Passwoerter werden ueber Microsoft 365 verwaltet:

1. Oeffnen Sie account.microsoft.com
2. Gehen Sie zu Sicherheit > Passwort
3. Aendern Sie Ihr Passwort dort

Kann ich die Sprache fuer alle Benutzer aendern?

Nein, die Sprache ist eine persoenliche Einstellung. Jeder Benutzer waehlt seine bevorzugte Sprache selbst. Es gibt keine Moeglichkeit, eine mandantenweite Standardsprache zu erzwingen.

Was passiert bei mehreren Mandanten?

Wenn Sie Zugriff auf mehrere KlarKonform-Mandanten haben:

• Praeferenzen (Sprache, Theme) werden pro Mandant gespeichert
• Profildaten kommen aus M365 und sind ueberall gleich
• Signaturen gehoeren zum jeweiligen Mandanten

Wie setze ich das Onboarding zurueck?

Das Onboarding kann derzeit nicht manuell zurueckgesetzt werden. Wenn Sie es erneut durchlaufen moechten, wenden Sie sich an den Administrator.

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Technische Fragen

Welche API-Berechtigungen benoetigt KlarKonform?

Fuer die Einstellungen werden folgende Microsoft Graph API-Berechtigungen benoetigt:

Wo werden die Daten gespeichert?

Gibt es eine API fuer die Einstellungen?

Ja, alle Einstellungen sind ueber REST-APIs erreichbar. Die vollstaendige Dokumentation finden Sie in den jeweiligen Abschnitten:

• Unternehmenseinstellungen
• Nummernkreise
• E-Mail
• Benutzer

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Fehlerbehebung

Fehler: "Keine Berechtigung"

Ursache: Sie haben keine Administratorrechte fuer diesen Bereich.

Loesung: Wenden Sie sich an einen Administrator Ihres Mandanten.

Fehler: "M365-Synchronisation fehlgeschlagen"

Moegliche Ursachen:

1. Netzwerkproblem
2. Abgelaufener Token
3. Fehlende Berechtigungen

Loesung:

1. Melden Sie sich ab und wieder an
2. Versuchen Sie es erneut
3. Pruefen Sie die App-Berechtigungen im Azure Portal

Fehler: "Nummernkreis nicht gefunden"

Ursache: Der Nummernkreis wurde nicht beim Onboarding erstellt.

Loesung: Wenden Sie sich an den Support, um die Nummernkreise nachtraeglich zu erstellen.

Fehler: "Signatur konnte nicht gespeichert werden"

Moegliche Ursachen:

1. Name fehlt oder ist zu lang
2. Inhalt ist leer
3. HTML ist ungueltig

Loesung:

1. Pruefen Sie, ob Name und Inhalt ausgefuellt sind
2. Entfernen Sie ggf. problematisches HTML
3. Versuchen Sie es mit einer einfacheren Signatur